Når en nettkunde gjennomfører et kjøp i nettbutikken, blir ordrebekreftelse sendt på e-post til både nettkunde og til deg som nettbutikkeier. I nettbutikken ligger webordre tilgjengelig i ordreoversikten for videre behandling.
Med gode pakkerutiner vil man jobbe effektivt og med god "team-rytme". Hvordan rutinene skal være kommer helt ann på hvilke produkter man selger. Dersom man selger varer med "normal" størrelse, så kan rutinene eksempelvis være slik:
Stasjon 1: "Admin-stasjon" (Print ut pakkelapper)
Her printer man ut pakkelapper. Mange skriver ut ordrebekreftelsen man mottar på e-post og bruker denne som pakkseddel, men man kan også ta ut pakkseddel inne på ordreoversikten i nettbutikken.
Stasjon 2: "Lager-stasjon"
Her henter man varene på lageret. Med et oversiktlig lager hvor man lett finner varene som skal pakkes vil hverdagen bli enklere. Her er noen tips på hvordan man kan starte denne jobben:
- Plasser bestselger varene lett tilgjengelig på lageret
- Plasser varer som hører sammen ved siden av hverandre
- Merk hyller og rader med tydelige skilt
Stasjon 3: "Pakkestasjonen"
Her pakker man varene. Pakkestasjonen er gjerne en lang benk hvor utstyr for pakking av varer er lett tilgjengelig. Her skal man ofte kunne stå flere sammen å pakke varer.
Om varene sendes i pakker eller poser, test og finn ut hva som bør være "standardesker" eller "standardposer" - som benyttes for de fleste bestillinger. Større og mindre ekser / poser bør også være lett tilgjengelig på pakkestasjonen.
Stasjon 4: "Admin-stasjon" (Opprett sending, fakturer og motta oppgjør)
Her ferdigstilles pakkene på denne måten:
1. Gjør webordre klar for sending: Inne på webordre opprettes sending, etikettlapp skrives ut og festes på pakken.
2. "Fullfør transaksjonen" - Ved å trykke på "fullføre transaksjonen" inne på en webordre vil faktura automatisk bli opprettet i ditt skybaserte regnskap, og du vil motta oppgjør fra betalingsleverandør.
Faktura blir også automatisk bokført i det skybaserte regnskapet. (Ofte opp mot en 1570-konto).
Stasjon 5: "Post-stasjon"
Her legger man varene som hentes av postleverandør. Det vil være fordel om denne stasjonen er i nærhet av admin-stasjon for opprettelse av sendinger (og fakturering).
Internt må man bli enig om hvem som skal utføre de ulike oppgavene slik "team-rytmen" blir god.